随着“放管服”改革的不断深入,以及信息技术、大数据、人工智能的广泛应用,高校科研院所、医院、企事业单位等各类机构纷纷通过成熟的电子采购平台进行限额以下的自行采购活动,如网上竞价、试剂耗材电子商城等,这些变化不仅提高了采购效率和质量,还增强了采购过程的透明度和公平性。其中,深圳清华大学研究院自2018年上线伟时信息网上竞价平台以来,该院通过建立基于阳光、规范、高效、诚信的管理机制以及赋予科研人员更大的自主采购权,在优化采购管理方面取得了积极成效。
深圳清华大学研究院介绍到,该院的自行采购限额为50万元,网上竞价平台的采购品类涵盖科研仪器设备、实验材料、配件、软件系统、设备保养服务、研究课题合作机构服务、技术加工服务、设计服务、维修改造服务、测试服务、租赁服务、安评技术服务等。引进的伟时信息网上竞价平台解决了科研人员长期以来面临的诸多问题,如耗时费力地电话询价比价、核实商家资质信誉以及担心产品质量难以保障等。这种方式不仅为科研人员解除了后顾之忧,也让所有采购全过程更加公开透明、可追溯。
提高采购效率,节约采购成本
通过实施网上竞价并启动自动审批流程,只要符合资质的供应商都可以参与报价和响应,更多的供应商可以参与到竞争中来,确保了市场竞争的充分性。借助电子网络化平台,相较于以往的线下采购,其招投标及评标成本基本为零,大幅度缩短了采购周期。这样,既避免因采购程序繁琐、环节过多,而影响了科研工作。同时大大减少了以往传统线下采购过程中耗费大量的行政成本。因此,在节省时间的同时,也有效节省了行政成本和财务成本。
科研人员赋权,保证采购质量
研究院认为,由于设备采购的目的是为满足使用人的需要,所以尊重使用人的意见和建议也就显得十分必要。充分赋权科研人员,让他们在采购活动中有更多的自主权。科研人员在网上竞价平台上可以充分利用自己的专业知识和经验,对供应商的报价、技术方案等进行评估和比较,从而做出更加符合科研需求的采购决策。这种赋权机制提高了采购的精准度和有效性。如该院智能控制与先进制造研发中心在平台发布的“图形工作站”采购项目中,科研人员基于是否能满足“与现有设备兼容、易于集成”的标准来挑选最佳供应商,而非单纯选择最低价供应商,保证了所购设备的质量符合实际需要。
建立健全监督机制,防范风险
为防止用户因不熟悉法律法规而产生的采购风险,研究院加强了对采购流程的规范化指导和在线实时监督,并通过平台在线实时监控系统来预防潜在问题的发生。通过建立完善的监督机制,有效避免了采购过程中可能出现的问题,保障了采购工作的顺利进行。通过电子采购平台进行采购,可以实现采购过程的透明化和规范化,有利于主管部门对采购活动的在线实时监督和管理,保障了各项活动顺利开展。
未来,研究院将借鉴伟时信息已为其他兄弟院校成功对接OA、财务系统、资产系统,实现采购申请、经费查询冻结、网上竞价、设备资产报增和财务结算的一体化,不断提升科研人员的工作满意度。
