如何降低采购与招标中可能带来的财务等风险，又确保财政资金的使用效益？高校采购从业人员需要结合采购管理的实践经验，对可能出现的风险进行分析研究，从而制定有效的措施来解决问题。
风险现象
高校属于全额拨款事业单位，运行经费由政府按计划划拨，教学科研工作日常所需购买性支出均属于财政资金支出。高校的采购与招标通常使用财政性资金，管理工作符合政府采购管辖范畴，适用政府采购法规定的流程。政府采购应遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则，通过公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商等方式开展。这些采购方式在一定程度上体现了采购的竞争性，有利于节约采购成本，实现规模效益，提升高校资金的使用效率。
但从近几年实践来看，高校采购工作中还存在一些不容忽视的问题。首先，自行采购项目数量较多，这部分采购由二级单位或教师个人自行执行，虽然有询价、比价行为，但往往调研范围较小且多为被动式调研，导致这类采购未进行充分市场竞争，资金使用透明度不高。
其次，资产采购立项论证不充分、不合理，部分采购项目建设目标和内容不明确，立项审批不严格，采购前未梳理同类资产现有存量。重购置轻管理，采购完成后设备使用率极低甚至被闲置废弃，新增资产的价值无法发挥。
最后，部分项目市场调研不充分，负责人对设备的运行、安装原理不清楚，导致所采设备无法在指定位置安装调试，或对设备性能、技术性能估计不足，导致所采设备无法正常运转，不能进行高层次操作，必须进行二次追加投资才能实现正常运行。
原因分析
为何会出现上述现象，原因有很多。一是管理人员对采购与招标中的风险认识不足。在高校采购与招标中，由于受到事业单位管理体制和工作惯性等多方面原因的影响，大部分高校采用了传统的领导负责制管理模式，领导签字即通过。管理人员对采购与招标过程中可能存在的风险认识程度不足，在实际采购前的立项论证审批、招标过程中，相关负责人员不能有效认识具体的风险点并及时采取防范措施，对招标各环节工作的审核流于形式。
二是采购预算管理体系不够完善。省属高校的财务管理、采购与招标工作分别接受省级教育、财政管理部门的双重指导。因采购周期较长，采购管理人员不能将采购过程中的信息及时反馈到预算管理部门。大部分高校未结合学校财务运行情况实施全面成本预算核算管理。在招标采购管理中，缺少全局性预算管理制度和实施流程，无法按进度对预算执行的整个过程考评，也不能按照财政监管部门要求编制准确翔实的年度采购预算；预算可行性研究较少，导致下年度项目招标采购开展中出现预算不足、预算超额或者无预算的情况；部分支出未按计划或项目进度缓慢，导致资金无法使用。以上情况引发了政府采购预算编制、采购实施、验收入库相互脱节，造成高校对政府采购预算执行不彻底，与财政监管部门“无预算不采购、无预算不支付”的基本要求相违背。
三是政府采购组织架构与要求不匹配。从机构设置方面看，部分高校将采购职能分散在多个部门，比如预算编制、采购资金管理由财务部门负责，采购计划、招标职能分散在后勤或资产管理部门，采购结果执行及验收分散在各二级单位，预算编制与采购执行人员对业务全流程不熟悉，这种模式削弱了政府采购执行效果。分段式管理无法实现对采购资金的全流程监管，存在管理盲区。
近年来，高校在落实政府采购工作的同时，配备了一定数量的采购与招标管理人员，但二级单位直接负责采购业务的人员基本为兼职人员。这些人对政府采购知识了解不多，财务风险意识淡薄，不符合高校政府采购工作的总体要求。
四是采购与招标目标成本难以把控。采购实践中，高校采购与招标主管部门负责招标采购实施。由于时间、经费等限制，项目组在立项调研中往往是被动式调研，市场推销什么就调研什么，对产品定位、市场价格等细节信息的把握不够准确。在常规采购中，由于对采购和财务管理制度不了解，部分项目组教师在资产购置时存在根据自己获批经费额度而非项目实际需求盲目追求价格与规格型号高档次的设备，导致实际的预算和购买价格远高于市场价格。部分项目预算人员对项目估算不充分可能会二次追加投资，给高校造成不必要的经济负担。
对策探讨
随着高等教育事业教学科研体制改革的不断深化，各种设备、服务采购量大幅增加，规范高校政府采购管理势在必行。
——要重视采购预算的管理。为适应上级监管部门预算管理制度，确保高校政府采购工作的顺利进行，高校应结合学校工作实际建立全面预算管理体系。财务、采购部门对政府采购预算编制管理把关，依据规章制度完成预算管理目标，监督资金流转与执行。
在预算操作层面，组建预算编制工作组，管理、监督和执行学校的采购工作，由主管领导、财务人员、招标管理人员、二级单位专家、教授共同评审采购意向，对申报项目进行论证，本着既符合学校和学科发展需求，又能节约资金、提高资产使用效率的原则审核立项。
采购管理部门要根据各部门的采购预算建立全校采购项目管理系统，按年度记录申请购置项目的具体指标、性能以及预算金额、实际采购价格等信息，确保采购计划和采购预算相对应。在财政年度结束时，采购管理部门需要对项目库中已经安排并执行的项目进行历史数据库的结转，作为基础数据，为下一年度编制部门预算提供参考，实现对采购与招标中财务事项的跟进式管理。
——要规范政府采购程序，加强成本控制管理。在实施过程中，高校要重视采购计划的编制，充分调研。职能部门组建专门的市场考察团队，协助项目负责教师对拟采购的货物或服务项目进行市场调研分析，制定合理预算价格。对于限额标准以下的低值易耗的自行采购项目制定内控管理办法，加强监管，保证采购过程公开、透明、公正。
——要注意优化采购管理机构。高校应完善政府采购管理组织的架构，实现职能管理分工。省属高校建立学校层面的采购与招标委员会，加强统筹领导；设立专门采购管理部门，根据管理职能设置预算与计划、采购、招标、验收等内设机构，安排专业人员来承担政府采购管理工作。相关人员应具有财务管理、政府采购、合同、资产管理等方面基本知识背景，从事工程项目招标管理的还应具备建筑学基础知识。同时，要加强与上级教育行政主管部门、财政主管部门的沟通协调，以及和高校财务、资产、二级单位密切配合。
政府采购管理人员的专业素养影响着政府采购执行水平。省属高校要加大对从业人员的专业知识技能培训，全面提升人员素质。
——要动态规范采购流程。高校要结合学校特色和学科发展方向，制定采购管理办法，建立采购与招标管理体系，采购与招标操作流程等，厘清各职能部门的权责与义务。加强对制度废改立的审核，定期修订管理制度，确保所执行的制度符合相关法律法规要求。在岗位设置时注意上下游岗位的业务衔接和相互监督，对于重要岗位施行定期轮岗制度；健全决策机制，做到公正、透明；规范财务审核审批制度，形成业务闭环。
当前，我国高校政府采购还处在制度不断完善和流程持续规范的阶段，存在问题不可避免。相关职能部门应重视高校采购管理，正视风险和其中的不足。相关工作人员要及时转变工作观念，紧跟信息化和现代化发展大潮，不断创新，用新思维解决目前政府采购工作中存在的问题，让政府采购更好地服务于高校发展。
作者单位：西安工业大学
