信息化是推动学校治理能力和治理体系现代化的重要手段，而完善的采购管理体制机制、健全的采购管理制度体系是做好采购管理信息化建设的前提和基础。以山东大学为例，学校通过建立采购管理体制和运行机制，构建“1+N”的采购制度体系，有效运用信息化手段，科学助推采购工作从粗放管理到精细管理的转型，为新时期学校事业发展提供了有力保障。
体制机制方面，学校实行“统一领导、归口管理、分级负责”的采购管理体制，建立“招标采购管理中心、归口部门、基层单位”职责清晰、运行顺畅的三级采购管理运行机制。学校成立招标采购管理委员会统一领导全校采购工作，具体项目实施由资产与实验室管理部等七大采购归口部门分类管理，采购权限按照三段式采购限额标准，分工协作、分级负责。
制度建设方面，以衔接国家采购新政策、服务新形势下采购管理需要为目标，推动制度“废改立”，构建采购制度体系的“四梁八柱”，最终形成与学校实际相适应的“1+N”的采购管理制度体系。“1”是指《山东大学采购管理实施办法》，是学校采购工作统领性文件，“N”是各类采购相关管理制度，包括限额标准，评审专家、供应商等采购活动当事人的管理制度，科研仪器设备采购管理制度等。
信息化建设方面，坚持以制度为纲、以流程为线，重新梳理招标采购业务流程，以“公开、透明、可追溯”为原则，一校三地共同部署，搭建“集约、兼容、高效”的招标采购管理信息系统，实现采购项目全流程覆盖，招标采购工作动态管理、自动通知。为提高采购工作效率，“让数据多跑路，让师生少跑腿”，采购信息系统入口接入学校统一信息化管理平台，并与OA办公、资产、财务、人事、后勤等系统互联互通，充分实现部门之间的信息共享，实现多部门协同。采购申请人只需登录一个系统，填报一次申请，便可实现数据自动推送，超时自动催办等一系列功能，大幅提高了审批效率。目前，已建成包含采购计划与意向公开、项目申请与审批、采购执行、专家管理、供应商管理、评标室管理、信息统计等多个功能模块的集约智能化采购管理平台，实现了采购管理全流程线上审批。经统计分析，新系统上线后，采购审批时间平均缩短约50%。
招标采购管理系统建立了政府采购计划与意向模块，由用户线上提交采购内容、项目预算、预计采购时间等采购计划与意向信息，经审核完成后通过信息发布接口自动将采购意向推送至学校门户网站。采购申请可与采购计划、意向进行关联，抓取相关信息，实现采购计划、意向和采购申请的有效衔接。
同时，组建了山东大学评标专家库，采用多种形式征集评标专家，严格审核专家资质，提高评标专家质量。目前注册在库的各类评标专家已达1300余名，增加了学校采购限额以上政府采购限额以下采购项目评审专家的可选择性。专家库系统可实现全自动随机抽取评标专家，“语音+短信”方式通知评标时间、地点等功能，整个抽取工作封闭运行，结果保密，开标前半小时方可生成专家抽取记录表。专家库的使用一方面极大地提高了工作效率及评审质量，另一方面，也有利于避免评审专家与代理机构、采购人、投标人中的一方或几方串通，影响评审的公平性，有效防范廉政风险。
学校还搭建了全新优质的山东大学供应商库，实现供应商在线入库、报名、审核，减轻供应商负担；后台数据库可与“信用中国”对接，自动查询获取信息，实时动态监管供应商信用情况，保证入库供应商质量，防止存在不良信用记录的供应商给学校带来经济隐患，满足学校监管需要，目前入库并通过审查的供应商有3000余家。
在采购管理系统的搭建和完善过程中，学校注重将内控流程嵌入信息系统中，从而将风险管理与内部控制流程电子化，提高工作效率。以学校采购管理体制机制和制度体系为设计原则，以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，采购各环节按照内部控制要求，建立约束机制，采购项目申请、审批、评审过程、结果公示等采购全过程留痕；为尽量避免人为操作带来的风险，我们对流程进行表单化和标准化，以“技防”取代“人防”，可自动检测流程以及表单是否符合制度规范；并且，在招标采购管理信息系统中，内置了完善的电子监察监督系统，可实时监控、记录开评标全过程，实现事前预警、事中监督、事后追责的全过程监督机制。
为适应新时期学校发展新要求，学校积极探索“互联网+政府采购”模式，与时俱进，着力打造全流程电子招投标系统。电子招投标系统以招标采购管理信息系统为依托，配备电子评标室及其他硬件设施，实现招标采购全流程信息化、文件无纸化。供应商使用专门的投标文件制作工具进行文件阅读与编辑，利用CA证书对投标文件进行电子签章与加密，保证电子文件在网上传输的安全性、合法性。评标专家线上阅览标书，根据规范化的评审细则进行打分，自动计算评审结果。目前，货物、工程、服务类采购项目已逐步推行电子开评标方式，有效提高了采购效率和透明度，节约了资源和交易成本。
现阶段，为推进学校招标采购“一校三地一体化”管理，在电子招投标系统基础上，进一步探索远程异地开评标新模式，积极建设评标视频会议系统，打破物理时空屏障，利用视频会议进行实时无障碍在线沟通。远程异地开评标依托电子招投标系统，网上开标评标，评审过程音频、视频同步传输并保存，所有数据自动归集，全程可查可溯。这种方式既可将采购各方当事人从地域上隔离，有利于减少人为因素干扰，破解“熟面孔”等难题，又能实现专家库、供应商库、采购数据等信息资源的共享共用，同时也可为学校拓宽标的寻源范围、解决地域专家资源不足等问题，提高采购质效。在后疫情时代背景下，将有更广泛的应用场景。
下一步，将继续加强信息化建设，强化采购信息公开，建成标准统一、便捷易行的信息发布平台，完善信息发布审核机制，利用群众监督清理采购管理盲区，促进采购监督常态化。
（作者单位：山东大学招标采购管理中心）
