内控管理既要深耕也要借力
——东北师范大学高校采购内控管理实践与思考
随着我国高等教育事业的快速发展，作为服务于教学科研和学校建设发展的高校采购工作，在高校内部管理中承担着越来越重要的任务，发挥着越来越重要的作用。高校采购工作具有政策性和专业性强、社会敏感度和社会关注度高、风险大等特点，始终是高校内控管理的重点。如何做好采购内控管理，一直是高校采购管理者必须认真思考和重点解决的课题。本文结合东北师范大学采购内控管理工作实践，就做好新时期高校采购内控管理工作谈几点体会。
理顺管理体制和运行机制是做好采购内控管理的重要前提
东北师范大学按照“管采分离、归口管理”和“不相容岗位分设”等内控管理要求，不断理顺采购管理体制，优化内部管理流程，并从提高采购效率、推进公平、公正、公开和阳光采购出发，建立起了一套比较完备且行之有效的工作机制。
首先，强化归口管理，独立设置采购管理部门。2013年8月，学校成立了招标与采购办公室，全面负责学校集中采购限额以上货物、工程及服务的采购管理工作；2016年10月，招标与采购办公室更名为政府采购与招标管理中心，并纳入直属单位管理序列，进一步强化了采购管理部门的政府采购与服务职能，从而彻底实现了学校全部采购工作的管采分离与归口管理。至此，适应新时期改革与发展需要的东北师范大学采购管理体制基本形成。
其次，强化流程控制，科学规范内部管理流程。一方面，按照“不相容岗位分设”原则要求，采购中心制定了《学校集中采购项目内控及流程管理暂行办法》，理顺了学校集中采购项目内部控制及实施流程（见图1），进一步明确了两个科室及各级领导的职责。另一方面，作为内设机构，采购管理部门及其人员一般不具备招标与采购执业资质。对此，学校采取公开招标方式采购了若干家招标代理机构，建立了学校采购工作“对内实行归口管理、对外通过代理实施”的工作机制。
最后，强化过程监管，创新采购活动监督机制。为适应纪委“三转”带来的变化、进一步强化采购管理部门的主体责任、加强对采购活动的监督，我们改革了招标与采购监督方式，推出了招标与采购特邀监察员制度，组建了由学校纪委委员、监委委员、教代会组长、部门工会主席、基层党组织纪检委员以及民主党派负责人组成的特邀监察员库，同时完善了招标与采购电子监察手段，形成了特邀监察员现场监督、学校有关领导和纪检监察部门适时远程监督的新机制。
完善制度规范和操作流程是做好采购内控管理的基础保障
建章立制是加强内控的关键步骤之一。东北师范大学从保证采购工作顺利实施、最大限度地防范和化解采购风险出发，以国家采购管理法律法规为基本遵循，建立健全了一整套完善的采购管理制度体系，从而为做好采购内控管理提供了坚实的基础和保障。
一是夯实基础立规范。自2013年以来，学校先后制定了《东北师范大学采购管理办法》及其配套校内采购管理规章制度16项，并根据上位文件政策的变化和学校采购工作实际加以补充和完善，构建了以《东北师范大学采购管理办法（2022年修订）》（东师校发字[2022]87号）为统领，配套10项制度的学校采购管理制度体系。（见图2）。与此同时，从明确工作职责、完善管理规范、加强纪律约束和强化内部控制出发，不断加强采购部门内部制度建设，制定了《东北师范大学采购人员行为规范》等20余项部门内部工作制度，从而彻底夯实了学校采购工作的制度基础。
二是强化执行建流程。东北师范大学在不断完善采购工作制度体系的基础上，从制度落实和执行的角度出发，以指导具体采购操作为目标，认真梳理了各类采购的操作流程，明确了各类采购事项办理过程中关键节点的办理主体、办理方式、办理时限等具体要求，从而让全校师生在办理任何采购事项的时候都知道找谁、怎么办和多长时间办好，真正实现了采购活动全过程的公开、透明和可追溯。
推进采购管理信息化建设是做好采购内控管理的必要手段
随着信息技术的高速发展，以大数据、“互联网+政府采购”为特点的采购管理信息化建设如火如荼，呈现出万马奔腾、日新月异的良好局面。适应这一新形势要求，基于制度完善和流程规范的良好基础，东北师范大学不断强化“让信息多跑路、让教师少跑腿”的服务理念，利用信息化手段进一步提升了采购内控管理水平。
一方面，打造“互联网+”采购管理平台。为推进国家政策和学校内控管理要求的落实，利用“互联网+大数据”技术，立项开发了学校采购管理平台。在疫情突如其来、防控任务艰巨的形势下，通过理顺工作关系、优化业务流程、解决瓶颈问题、打通系统堵点，提前半年完成了平台一期建设，并于2020年5月15日上线运行，彻底实现了采购申请审批“不见面、无纸化、一站式”的建设目标，有效控制了传统纸质申请多级审批、人员流动带来的疫情防控风险。在此基础上，有序推进平台二期建设，进一步实现了多终端覆盖、一站式登录、待办即时提醒、代理机构委托及接单的线上办理等功能，以完全实现全流程数字化管理为最终目标的平台三期建设项目也在规划之中。
另一方面，利用已有资源推进相关业务线上办理。在努力建设采购管理平台的同时，利用学校“网上服务大厅”建设的有利契机，开发了“校内分散采购公示备案”“应急采购结果公示”“采购人代表授权及专家推荐”“采购特邀监察员报名”等功能模块，并在工程类校内分散采购公示过程中增加了主管部门审核环节，从而实现了采购相关业务流程的线上办理，进一步加强了校内分散采购等方面工作的内控管理，强化了相关部门的主体责任，防范了采购过程中的风险隐患。
东北师范大学以国家法律法规和上位文件要求为指导，切实加强采购内控管理，在采购管理体制机制、采购管理制度流程以及信息化平台等方面加强建设，进行了一系列有益的探索，取得了一定的成效。同时，我们也知道，随着社会经济的发展和国家对高等学校投入的加大，高校采购工作将面临更加复杂多变的形势，高校采购内控管理需要我们不断去探索、去实践、去完善，优化内控管理永远在路上。
（作者单位：东北师范大学政府采购与招标管理中心）
