我国教育信息化设备投入,从2012年三通两平台建设至今,已近万亿资金,成功将基础网络、电教设备覆盖到全国80%以上学校,也因此让学校设备资产越来越重。某省教育局曾统计辖区内中小学教学仪器种类,物理、生物、化学、音乐、体育、美术、科学七个学科的教学仪器设备共计2145种,加上管理、后勤设备,数量多达3000余种。如此多设备资产,如何有效管理,提高使用效益?是很多学校正在探讨的问题。在教育信息化2.0阶段,数字化是帮助学校解决设备资产管理问题的唯一有效方法!
学校忽视设备管理将酿成严重后果
2019年北京海淀某中职学校电工利用电脑维护人员上下班的时间差,在长达9个月的时间内,频繁潜入电脑室,偷走4个电脑硬盘、20根内存条,变卖获利2400元,导致学生无法正常上机操作,家长集体上诉到教育局。
无独有偶。2018年南京某高校计算机院系负责人,偷窃120根服务器内存条,获利72000元,导致该校新购买的服务器无法正常工作,被警方刑事拘留。该校管理失职,教职工监守自盗的丑闻令学校蒙羞。
学校资产设备管理不善,酿成更严重事故时有发生。2016年华东大学研二学生郭宏振在实验室操作添加高锰酸钾动作时,由于实验室没有配备护目镜,室内三个通风厨均无法使用,导致发生爆炸。学校与郭同学因事故责任产生纠纷,郭同学向学校索赔170万,至今仍在打官司。
2006年天津大学校长单平挪用学校资金炒股造成大量国有资产流失,社会反响强烈,单平被撤职,并撤销天津市人大常委会罢免全国人大代表职务。
千里之堤毁于蚁穴。学校是青少年学习生活的主要场所,每一种设备都关系孩子们的生命安全和受教育的质量。但我们也知道学校教学任务繁重,对设备资产疏于管理的现象普遍存在。放任设备遗失、损坏不能及时维修、重复购置等问题不管,轻则影响正常教学,损害学校名誉,重则追究校长责任,学校承担法律后果。
设备资产越来越重,学校管理难题凸显
随着国家对教育的重视程度提高,学校设备资产越来越重,实验室、教室、办公室、功能室等场所配置的教学、科研、管理设备不断增加,旧有设备更新量越来越大,以前人工管理的方式已经不能满足现有设备状况。
江西省教育技术装备站高老师告诉我们:“装备资产管理的手工化记账方式造成数据缺少、不系统、不准确,甚至自相矛盾等情况时有发生,每年上报资产数据做着大量的高成本、低效率、重复性的工作,影响各级领导决策和各项具体装备工作的实施。同时,大部分学校的实验室管理和图书馆管理还处于传统的、粗犷的管理阶段,没有借助信息化手段,管理工作强度大、效益低下的状况普遍存在。”
吉林某中职院校设备科刘老师说:“目前我校设备科人员每天两次检查,中午及下班认真检查机房设备是否完好。虽能及时发现设备的使用情况,但并不能做到实时监控。对于损坏的设备无法追踪根源,无法从根本上杜绝不正当的使用。”
根据我们的调查,目前学校设备资产管理普遍存在以下问题:
1. 管理部门内部岗位间,职能相互交叉,存在多头输入情况,导致管理软件与实际管
理脱节,需要后期人工多头核实物帐的情况普遍;
2. 学校现有实物管理,很多只建立了财务台账,没有跟踪实物资产实际使用过程、尤
其是供应商服务过程做管理,给基层实物管理人员统计、核查、追踪数据带来困难;
3. 学校的采购计划与各部门的调研实测有差距,导致重复或者定位不准,不能提供原
始数据支撑;
4. 现有实物资产没有做到一物一码,管理软件只能满足上报需要,不能满足基层资产
日常管理的实际需要;
5. 由于管理不当,导致仪器设备流失、闲置、重置等问题频繁出现。
以上这些现象只是冰山一角,资产设备管理不当导致的各类问题,究其原因,主要是
管理层不重视,制度不健全,责任不明确,方法不当造成的。解决方法只能借助数字化手段对症下药。
数字化是解决学校资产设备管理难题的唯一有效办法
教育信息化2.0遇上新基建,5G、大数据、云计算技术将能够解决教育领域的诸多“痛点”,其中就包括学校资产设备管理的老大难问题。
现代管理学认为,学校设备资产是以“物”为核心的管理,传统的管理方式是以人为中心。维保数字化时代来临,不少企事业单位正试图转变原有报修方式,以及重视对供应商服务过程的管理,以补齐资产全生命周期数字化运营管理的短板,形成管理闭环。
图:深圳喆云信息科技有限公司CEO闫哲
深圳喆云信息科技有限公司CEO闫哲告诉我们这样一种现象:“许多学校已经从传统电话、或人工等老旧的报修方式过渡到了利用微信群、公众号、PC官网、二维码等多通道报修,并且利用线上化的互联网工具实现服务过程的实时、可视化、数字化管理,管理效率极大提升,使得设备资产的利用率大大提高,更好地保障教学业务的顺利开展。”
那么,数字化管理与人工管理相比,优势在哪里?
首先,是节省人工成本。原来要3个人花6天时间才能盘点完的设备,数字化之后,只需要1个人2天就能完成,节省2/3的人力。
其次,是更规范。原来账外资产普遍存在,资产漏报严重,数字化之后,各类设备的购买、安装、维修、折旧等全生命周期信息集成在一个平台上,学校多个部门可以协同管理。
图:兔尾巴设备资产全生命周期管理系统界面
再次,是责任到人,管理有效。原来管理责任不明确,设备归总务处管,还是信息中心管,还是各班级自己负责?没有明确的责任人,即便有了责任人,但相关信息、日常使用、维保过程等数据散落在不同部门不同人员,不同介质上,很难发现问题。
数字化之后,总务处作为管理责任主体,教学处、安全办、信息中心等各职能部门作为二级管理单位,各年级作为三级管理单位,层层落实,校长可以在管理平台上进行有效监督。
有企业做过统计,管理数字化之后,一年可以节省内勤开支200万,业绩增长133%。同样,学校可以通过数字化转型,节省管理成本,集中精力放在教学核心业务上。
目前,智慧校园建设如火如荼,学校可以通过以下3种方式获取设备资产管理系统。我们比较了一下每种方式的优劣。
第一种,学校自主研发。需要一支有实力的研发团队和一笔不小的研发经费,一般学校负担不起。
第二种,购置成套系统管理软件。一次性购买需要几十万,甚至上百万,后续系统维护还要花一笔不小的费用,同样负担过重。
第三种,SaaS模式购买软件服务。学校无需购买软件、建设机房、招聘IT人员,即可根据实际需要的功能模块,向SaaS供应商租赁软件服务,租赁费用按人头计算,比如兔尾巴设备资产全生命周期管理系统,资产版每人每天仅需7元。
美国的最新数据显示,超过78%的企业已经使用或考虑使用SaaS模式。SaaS服务模式是未来管理软件的发展趋势。现在广泛使用的微文档、钉钉,以及各类智慧校园软件基本采用的是SaaS模式。
全生命周期管理解决学校设备资产管理的三大难题
我们以兔尾巴设备资产管理SaaS系统为例,分析全生命周期管理系统能够为学校解决哪些问题。
图:兔尾巴商标
首先,解决了管什么的问题。传统管理软件主要管财务,电算化记账,实物台账登记,固定资产上报。全生命周期设备资产管理系统的首要任务是将实物从购买开始就管起来,涵盖安装、调试、使用、维护、借还、折旧整个过程,所以形象地称之为“全生命周期”管理。
目前,已经有很多学校采用了这样的管理系统。以前繁重的设备管理变得十分简单:任何老师都可以轻松地为每个设备贴上活码,通过扫码,系统会提供实物清单供录入者匹配,如果清单中没有该实物,只需要拍照上传到系统中,即可完成匹配。
深圳喆云信息科技有限公司CEO闫哲诠释道:“活码资产标签取代传统条码资产标
签,可以先盲贴,解决标签与实物如何快速一一对应的难题,减轻了人力负担,让贴码这项工作更加轻松,简单。另外由于活码的内容可以编辑变化,带来更多的管理模式变革。”
活码与设备完成匹配后,系统会关联每个设备的数据。这些数据从供应商出货开始就记录在案,比如何时由哪位供应商送货到达学校,由谁签收;设备何时被分配到学校哪个职能部门,由谁负责管理;何时由哪位维修人员进行了维护;何时由谁报告了故障,故障何时被何人清除……直到该设备到了使用年限,退出使用,所有数据都动态记录在管理系统中。
运用这些数据,学校可以做很多有效的管理。比如每个职能部门的实物资产在系统中一目了然,不需要实地盘点;对第三方设备运营维护人员能够进行履职监察,维护是否及时,效果如何,学校管理者远程就能了如指掌,出现问题有据可查;仪器设备的报修、故障清除等以前散落在微信的信息,统一收集到系统中,管理者可以追根溯源,对设备、使用者、维护者进行考评。
以上我们仅仅列举了简单几条管理者可以应用的功能。这些功能可以根据学校需要进行模块化增加和删减。
第二点,谁来管的问题变得很清晰。以前设备资产由专门的职能部门来管,比如总务
处。现在使用设备的部门是直接管理者,每一位老师都可以管理他使用过的设备,比如教室电脑坏了,他可以利用微信扫描电脑上的活码,进行报修。报修信息就会立刻自动推送给运维方工程师,之后所有的服务过程如谁接单、派谁上门、什么时间上门、最后的维修方案都会被记录在系统。这位老师所在部门、学校总务处通过系统,可以全程跟踪、监督该次维修进展,并对运维方进行评价。
兔尾巴CEO闫哲总结道:“这套系统解决了企事业单位设备资产的财务+实物日常+运维服务跨部门、跨供应商协同管理,实现了资产设备全生命周期管理,资产管理部门摆脱了以往繁重的管理工作,变身为资产运营监控。”
第三点,解决了怎么管效率高的问题。以前靠人工来管,耗时耗力,效果差。现在采用全生命周期管理系统来管,发生在设备资产上的所有“结点”都记录在系统上,形成资产履历。根据学校管理需要,系统自动统计所需数据,并自动分析。比如,学校设备资产在用、闲置、故障等实时家底一目了然。
兔尾巴是全生命周期设备资产管理系统的佼佼者
兔尾巴设备资产管理SaaS平台是深圳喆云信息科技有限公司的主打产品,为设备生产商、销售商、使用者、运维服务方通过模块化配置,提供新一代的全员资产管理解决方案和各种售后服务管理系统,并且可以利用平台方便地对接ERP、CRM、OA、HR等系统,并且支持公有云、私有云、混合云部署,以满足不同用户的使用场景。
兔尾巴的核心研发团队来自于IBM、Oracle、华为、中国电信等专业企业级IAAS、PAAS、SaaS云服务商,均具有15年以上的行业市场、研发、业务咨询等领域从业经验。CEO闫哲曾在Lenovo、HP、IBM、Oracle工作20年,一直从事服务企业信息化的相关工作。
闫哲表示:“我们的初心是建设、运营积木式的SaaS生态平台-(Enterprise---Enterprise Bus),为甲方提供面向未来的全员资产管理系统,为乙方提供可跨企业协同的售后服务系统,通过自研、对接第三方应用、二次扩展开发这三种方式赋能设备采购、使用、制造、销售、运维等类型企业,帮助他们快速上云,实现管理+互联网,全面数字化转型以及跨企业协同。”
在教育信息化2.0阶段,会有越来越多的应用系统进入学校。学校开始眼花缭乱,该如何选择呢?闫哲分享道:“学校应该选择底层技术架构具有高扩展性的,能够方便对接第三方应用的系统,并且可以支持二次开发,具有PAAS层的应用提供商的服务,这样可以保护信息化的投资效益。兔尾巴SaaS平台正是这样的系统。”
作为SaaS系统,需要不断升级迭代,才能满足多元用户需求,更需要做好运营维护,才能让用户真正用起来,解决实际问题。
据了解,兔尾巴设备资产全生命周期管理系统自2017年面市以来,平均每2周要升级一次,以保障用户一直可以享用到最佳的系统功能,以及与设备使用方、维保方、厂商等多方跨企业业务协同顺畅开展。
目前,兔尾巴全生命周期设备资产管理SaaS系统已经服务了互联网、政府、教育、医疗、制造业、设备维修、金融、IT等行业用户。在教育领域,兔尾巴将先进的管理方法与管理工具以及云计算、大数据等技术运用到学校的业务管理中,帮助学校及教育局等教育主管机关在产业互联网时代打造教育管理的数字化新基建,助力学校管理的全面数字化转型。
